Belgium: Directeur Administration/Finances/Logistique (H/F)

Lieu d'affectation :Siège à Bruxelles, Belgique

Clôture des candidatures : 15 juillet 2015

Entrée en fonction : à définir

L’organisation

Créée en 1992, Avocats Sans Frontières est une ONG internationale, qui se donne pour mission de contribuer à la réalisation d’une société juste et équitable, dans laquelle le droit est au service des groupes et/ou populations les plus vulnérables. Son objectif principal est de contribuer à la mise en place d’institutions et de mécanismes permettant l’accès à une justice indépendante et impartiale, capable d’assurer la sécurité juridique et de garantir la protection et l’effectivité des droits fondamentaux.

Avocats Sans Frontières a des missions permanentes au Burundi, en RDC, en Ouganda, en Tunisie et au Népal, et développe des projets en Tanzanie, au Tchad et dans les MENA. Elle met également en œuvre des projets transnationaux sur la justice pénale internationale, la protection des défenseurs des droits de l’Homme et l’accès aux droits économiques et sociaux, en étroite collaboration avec les avocats et la société civile.

Fonction principale

· Développer et superviser le développement des procédures internes financières, administratives, logistique dans le but d’optimiser la gestion des ressources financières, matérielles de l’organisation.

· Planifier, coordonner et superviser les activités et opérations administratives et financières dans le respect des normes et des règles applicables.

· Superviser directement une équipe de 3 à 6 personnes, en charge du Contrôle de Gestion, de la Comptabilité et de la Logistique.

· Participe au comité de direction et prend part aux discussions et décisions liées aux RH et à la sécurité.

Description des tâches

1. Gestion de la stratégie financière

· Participe à l’élaboration de la stratégie de l’organisation pour les aspects financiers

· Détermine les procédures financières et comptables internes et s’assure de leur évaluation et mise à jour régulières

· Développe les formats financiers internes

· Etablit les mécanismes de contrôle interne

· Approuve les budgets des plans d’action des missions, des projets transnationaux et/ou engageants des risques exceptionnels pour l’association et/ou de plus de 500.000 euros

· Prépare, soumet pour approbation au CA, et suit le budget annuel d’ASF

· Soumet un rapport régulier à la direction et au CA

· Etablit la couverture budgétaire du siège

· Coordonne la préparation des comptes annuels d’ASF

· Coordonne l’audit statutaire annuel du siège, répond aux commentaires des auditeurs et s’assure que les actions pour répondre aux faiblesses identifiées sont prises

· Détermine les ratios RH, fonctionnement, siège, activités à appliquer dans toutes les propositions de projet

· S’assure du respect des échéances légales et contractuelles d’ASF

· Evalue et adapte les systèmes comptables siège-terrain de façon régulière

· S’assure de la bonne compréhension de tous des politiques, procédures et outils financiers

· Détermine la stratégie de renforcement des capacités en gestion financière des équipes d’ASF

2. Gestion administrative et logistique

· Détermine les politiques et les procédures administratives et logistiques de l’organisation et s’assure de leur évaluation et mise à jour régulières

· Développe ou approuve les formats de conventions et autres documents administratifs pertinents

· Identifie les fournisseurs et prestataires de services extérieurs (assurances, entretien des locaux, etc.) et gère les relations contractuelles

· Etablit les mécanismes de contrôle interne

· S’assure que les démarches légales sont bien réalisées

· S’assure de la qualité des systèmes administratifs en place et de leur évaluation régulière

· Valide les plans d’équipement triennaux d’investissements du terrain

· Valide les achats siège et ceux d’un montant supérieur à 10.000 euros du terrain

· Assure le suivi et négocie les contrats d’assurances de l’association

· Gère l’agencement des bureaux de l’association et met en œuvre les décisions prises en matière d’achat, de rénovation, et de décoration.

4. Gestion TIC - technologies de l'information et de la communication

· Gère le parc informatique ainsi que le réseau des télécoms du siège

· Analyse les besoins en TIC Haut du formulaire de l’association et élabore des propositions sur le développement des outils TIC tels que les ordinateurs et logiciels, les réseaux, les serveurs et stations d'utilisateurs, les téléphones mobiles et fixes, les copieurs et les imprimantes

· Identifie les fournisseurs et gère les relations contractuelles.

· Contribue au développement des TIC au sein des missions.

5. Gestion d’équipe

· Planifie, supervise et coordonne le travail de l’équipe du département Logistique et Financier

· Définit, met à jour et évalue régulièrement les plans de performance de son équipe

· Organise des réunions de travail régulières avec l’équipe du programme et avec son équipe au Siège

· Participe au recrutement des membres de son équipe et participe

· Assure un soutien à tous les membres de son équipe et assure le backup le cas échéant

· Apporte un soutien et supplée la direction générale le cas échéant

Profil recherché

Expérience

• Formation supérieure de type gestion financière et comptable ou sciences économiques.
• Minimum 5 ans d’expérience dans un poste similaire.
• Expérience sur le terrain souhaitée.
• Connaissance du secteur de la coopération au développement.
• Des connaissances en stratégie RH peuvent être un plus.

Langues

• Anglais et français courant.

Qualités

• Solide expérience en gestion d’équipe et leadership
• Bon relationnel : aptitudes à la communication interne et externe
• Mobilité géographique pour déplacements ponctuels

Conditions

• Un contrat à durée indéterminée
• Un salaire mensuel brut entre 4000 et 4700 € en fonction de l’expérience
• Des chèques-repas de 7€
• Une assurance hospitalisation
• Une prise en charge des frais de déplacements domicile-lieu de travail
• Min. 25 jours de congé par année
• Un poste d’avenir au sein de l’organisation avec une dimension multiculturelle, des challenges intéressants et avec un espace d’initiative important au sein d’une organisation dynamique et en croissance

Pour postuler

Merci d’envoyer rapidement vos CV, lettre de motivation et disponibilités à : job@asf.be,en précisant «DAF» en objet.

Pour des raisons de ressources humaines limitées, seuls les candidats présélectionnés seront contactés par ASF. Merci pour votre compréhension et votre intérêt pour la promotion des droits humains.