Belgium: Directeur/Directrice Administratie/Financiën/Logistiek

Plaats van tewerkstelling: Zetel in Brussel, België

Afsluiting indiening kandidaturen: 15 juli 2015

Datum infunctietreding: te bepalen

Hoofdfunctie

· Ontwikkeling en supervisie van de interne financiële, administratieve en logistieke procedures ter optimalisering van het beheer van de financiële en materiële middelen van de organisatie.

· Planning, coördinatie en supervisie van de administratieve en financiële activiteiten en operaties, met inachtneming van de toepasselijke normen en regels.

· Rechtstreekse supervisie van een ploeg van 3 à 6 personen, die instaat voor de controle van het beheer, de boekhouding en de logistiek.

· Neemt deel aan de vergaderingen van het directiecomité en is betrokken bij de discussies en beslissingen in verband met HR en veiligheid.

Beschrijving van de taken

1. Beheer van de financiële strategie

· Neemt deel aan de uitwerking van de strategie van de organisatie voor wat betreft de financiële aspecten.

· Bepaalt de interne financiële en boekhoudkundige procedures en ziet toe op de regelmatige evaluatie en bijsturing ervan.

· Ontwikkelt de interne financiële formats.

· Stelt de interne controlemechanismen op.

· Keurt de budgetten goed van de actieplannen van de zendingen, de transnationale projecten en/of van de acties en projecten die uitzonderlijke risico's voor de organisatie en/of meer dan 500.000 EUR inhouden.

· Bereidt de jaarbegroting van ASF voor, legt ze ter goedkeuring voor aan de RvB en de volgt de uitvoering ervan op.

· Brengt regelmatig verslag uit bij de directie en de RvB.

· Stelt de budgettaire dekking van de zetel van de organisatie op.

· Coördineert de voorbereiding van de jaarrekeningen van ASF.

· Coördineert de jaarlijkse statutaire audit van de zetel, antwoordt op de commentaren van de auditors en zorgt ervoor dat de acties genomen worden om de geïdentificeerde zwakheden het hoofd te bieden.

· Bepaalt de ratio's inzake HR, werking, zetel en activiteiten die moeten worden toegepast in alle projectvoorstellen.

· Ziet toe op de naleving van de wettelijke en contractuele verplichtingen van ASF.

· Evalueert en past de boekhoudsystemen van de zetel en op het terrein regelmatig aan.

· Ziet erop toe dat het beleid, de procedures en de financiële tools door iedereen goed begrepen worden.

· Bepaalt de strategie voor de versterking van de capaciteiten inzake financieel beheer van de ploegen van ASF.

2. Administratief en logistiek beheer

· Bepaalt het beleid en de administratieve en logistieke procedures van de organisatie en ziet toe op de regelmatige evaluatie en bijsturing ervan.

· Ontwikkelt of keurt de formats goed van de overeenkomsten en andere relevante administratieve documenten.

· Selecteer de leveranciers en verleners van externe diensten (verzekeringen, onderhoud van kantoren, enz.) en staat in voor het beheer van de contractuele relaties.

· Stelt de interne controlemechanismen op.

· Ziet erop toe dat de wettelijke stappen wel degelijk worden gerealiseerd.

· Ziet toe op de kwaliteit van de gebruikte administratieve systemen en op de regelmatige evaluatie ervan.

· Valideert de driejarenuitustingsplannen van de investeringen op het terrein.

· Valideert de aankopen van de zetel en deze op het terrein die meer dan 10.000 EUR bedragen.

· Onderhandelt over de verzekeringscontracten en staat in voor de opvolging ervan.

· Beheert de inrichting van de kantoren van de organisatie en staat in voor de uitvoering van de genomen beslissingen inzake aankoop, renovatie en decoratie.

3. Beheer ITC - informatie- en communicatietechnologiën

· Staat in voor het beheer van het informaticapark en het telecomnetwerk van de zetel.

· Analyseert de ITC-behoeften van de organisatie en formuleert voorstellen ter ontwikkeling van de ITC-uitrusting zoals computers en software, netwerken, gegevensbanken en gebruikersplatforms, mobiele en vaste telefoon, kopieer- en printmachines.

· Selecteer de leveranciers en staat in voor het beheer van de contractuele relaties.

· Draagt bij tot de ITC-ontwikkeling op het vlak van de zendingen.

4. Ploegbeheer

· Staat in voor de planning, supervisie en coördinatie van het werk van de ploeg van het departement Logistiek en Financiën.

· Zorgt voor de bepaling, bijwerking en regelmatige evaluatie van de prestatieplannen van zijn ploeg.

· Organiseert regelmatig werkvergaderingen met zijn ploeg.

· Neemt deel aan de aanwerving van de leden van zijn ploeg.

· Zorgt voor de ondersteuning van alle leden van zijn ploeg en desgevallend voor de backup.

· Staat de algemene directie bij en staat zo nodig in voor haar vervanging.

Gezocht profiel

Ervaring

· Hogere vorming (universitair of hoger onderwijs) op het vlak van financieel en boekhoudkundig beheer of economische wetenschappen.

· Minimum 5 jaar ervaring in een gelijkaardige post.

· Terreinervaring gewenst.

· Kennis van de sector van ontwikkelingssamenwerking.

· Kennis inzake HR-strategie kan een pluspunt vormen.

Talenkennis

· Courante kennis van het Engels en het Frans.

Kwaliteiten

· Uitgebreide ervaring inzake ploegbeheer en leadership.

· Goed relationeel vermogen : aanleg voor interne en externe communicatie.

· Geografische mobiliteit voor punctuele verplaatsingen.

Voorwaarden

· Een contract van onbepaalde duur.

· Een bruto maandwedde tussen 4000 en 4700 EUR afhankelijk van de ervaring.

· Maaltijdchèques ter waarde van 7 EUR.

· Een hospitalisatieverzekering.

· Vergoeding van de verplaatsingsonkosten woon-werkplaats.

· Minimum 25 vakantiedagen per jaar.

· Een post met toekomstperspectieven binnen de organisatie, met een multiculturele dimensie, interessante uitdagingen en belangrijke initiatiefruimte binnen een dynamische en groeiende organisatie.

Sollicitatie

Gelieve uw CV, motiveringsbrief en beschikbaarheden onverwijld op te sturen naar: job@ asf.be, met de precisering "DAF"in hoofde.

Om redenen van beperkte menselijke middelen zullen alleen de voorgeselecteerde kandidaten gecontacteerd worden door ASF. Wij danken u voor uw begrip en uw belangstelling voor de bevordering van de mensenrechten.