Country: Belgium
Closing date: 27 Jul 2016
ASF recrute un/eStagiaire « Administration des départs »
Lieu : Siège d’ASF (Bruxelles, Belgique)
Entrée en fonction : Fin août 2016
Durée du stage : 6 mois minimum
Clôture des candidatures : 27 juillet 2016
L’Organisation
Créée en 1992, Avocats Sans Frontières (ASF) est une ONG internationale, qui se donne pour mission de contribuer à la réalisation d’une société juste et équitable, dans laquelle le droit est au service des groupes et/ou populations les plus vulnérables. Son objectif principal est de contribuer à la mise en place d’institutions et de mécanismes permettant l’accès à une justice indépendante et impartiale, capable d’assurer la sécurité juridique et de garantir la protection et l’effectivité des droits fondamentaux.
Avocats Sans Frontières a des missions permanentes notamment au Burundi, en République démocratique du Congo (RDC), en Ouganda, au Tchad, en République centrafricaine (RCA), en Zambie et en Tunisie, et développe des projets en en Afrique de l’Est et en Asie. Elle met également en œuvre des programmes transnationaux sur la justice pénale internationale, la protection des défenseurs des droits humains en étroite collaboration avec les avocats et la société civile.
Présente depuis 2002 en RDC, l’action d’ASF vise à contribuer à un meilleur accès à la justice pour les populations en situation de vulnérabilité à travers l’amélioration de leur prise en charge juridique et judiciaire et la promotion du respect de leurs droits fondamentaux.
Description du stage
Le stage proposé s’inscrit dans le cadre de l’appui administratif et logistique lié tant aux départs à l’étranger que de la venue de collègues du terrain au siège de Bruxelles.
Le/la stagiaire sera responsable d’organiser, sous la responsabilité hiérarchique de la coordinatrice RH, et en étroite collaboration avec tous ses collègues du siège, les voyages professionnels des collaborateurs d’ASF (salariés en Belgique et du terrain), des consultants et des avocats du réseau ILN.
En outre, il/elle sera responsable des démarches administratives liées à ces voyages (assurances, mise à jour de base de données, etc.).
Enfin, le/la stagiaire sera amené à collaborer sur des dossiers administratifs et/ou ressources humaines.
Description des tâches
Organisation des voyages (salariés en Belgique et du terrain, staff local, avocat de l’ILN, consultants):
Réceptionner la demande de départ et organiser les aspects pratiques liés à ce départ
- Réservation de billet d’avion avec l’agence de voyage,
- Préparation de l’ordre de mission,
- Prise d’assurance,
- Suivi des plannings de briefing/débriefing,
- En collaboration avec le terrain concerné, organiser le suivi des réservations d’hôtel, de taxi, et toute information utile à l’arrivée du collaborateur sur le terrain,
- En cas de départ d’un avocat ILN, s’assurer que l’avocat ILN a bien réceptionné tous les documents liés à sa mission,
- En cas de visite d’un staff national au siège à Bruxelles, le stagiaire donne un appui à la mission concernée pour l’obtention du visa Schengen ;
Informer le siège de façon hebdomadaire des mouvements du personnel, et le terrain de l’arrivée d’un collaborateur sur le terrain.
Suivi administratif :
- S’assurer que tous les documents liés au départ soient classés sur le serveur,
- Réceptionner les notes de frais et les justificatifs de dépenses,
- Centraliser les conventions (Consultant/Avocat du réseau ILN), les transmettre au gestionnaire AFL du pays concerné et les classer sur le serveur.
Appui administration / RH
- Traduction Français-Anglais de documents RH
- Appui au plan de formation, recherches liées à des thématiques RH ou légales, reporting, suivi de tableaux de bord, etc.
- Appui au recrutement
- Publier les offres d’emploi
- Short-lister les candidatures les plus pertinentes
Nous offrons
La possibilité de développer une expérience au sein d’une ONG professionnelle et internationale.
Une indemnité forfaitaire de € 8 par jour presté, pour couvrir les frais de lunch et de transports en commun locaux.
Une intervention dans les frais de déplacement quotidien pour les stagiaires habitant hors de Bruxelles.
Profil
- être en possession d’un diplôme d’études supérieures (bachelor/master) prioritairement dans un des domaines suivants : administration, secrétariat, gestion, GRH.
- avoir d’excellentes capacités organisationnelles, multitask, orienté « client », bonnes capacités rédactionnelles, autonome, flexible, très bonne gestion du stress ;
- bilinguisme français/anglais exigé ;
- une expérience en traduction serait un plus ;
- maîtrise de MS Office ;
- justifier d’un engagement pour le secteur associatif;
- ne pas craindre d’intervenir en urgence.
How to apply:
Pour postuler
Veuillez envoyer votre lettre de motivation et CV à l’adresse e-mail job@asf.be, en précisant la référence « Stage administration départs », avant le 27 juillet 2016.
Pour des raisons de ressources humaines limitées, seuls les candidats présélectionnés seront contactés par ASF. Merci pour votre compréhension et votre intérêt pour la promotion des droits humains.