Belgium: Gestionnaire Administration, finances et logistique

Le/la Gestionnaire AFL s’assure de la bonne gestion administrative, financière, logistique et sécuritaire des missions tombant sous sa supervision et des projets qui y sont implémentés. Il est l’interface privilégiée du terrain pour toutes les questions relatives à ces domaines de gestion.

Description des tâches

1. Gestion financière et budgétaire

Terrain

• Appuyer les équipes de terrain dans l’élaboration des budgets de projets et les valider dans les limites de ses responsabilités ;
• Paramétrer les budgets de projets dans le logiciel comptable et s’assurer de la conformité technique des fichiers de suivi budgétaire ;
• Assurer le suivi des budgets de projets ;
• Vérifier la bonne qualité et valider les rapports financiers bailleurs et internes ;
• Contrôler la couverture budgétaire des missions ;
• Contrôler les comptabilités mensuelles et les imputations analytiques ;
• Contrôler et valider les demandes de trésorerie des missions ;
• S’assurer du contrôle par les missions des coûts et de l’éligibilité des dépenses engagées ;
• S’assurer que tout engagement de fonds propres a été préalablement autorisé ;
• S’assurer du respect par les missions des politiques et procédures financières d’ASF et des bailleurs de fonds ;
• Soutenir le terrain lors des audits projets et s’assurer de la bonne mise en oeuvre des recommandations faites ;
• Former les équipes financières terrain aux politiques et procédures financières d’ASF ;
• Informer régulièrement le Contrôleur de gestion, le Directeur Administratif et Financier et le Coordinateur Régional de l’état financier des missions et de leurs programmes ;
• Informer, dès que nécessaire, le Directeur Administratif et Financier de tous risques, problèmes ou irrégularités constatés.

Siège

• Participer à l’encodage de la comptabilité du siège ;
• Participer à la gestion de paiements (caisse et banque) ;
• Participer à la clôture annuelle des comptes de l’association.

2. Gestion administrative et logistique

• Soutenir le terrain dans la bonne gestion locale de tous les aspects administratifs et logistiques ;
• S’assurer du respect des procédures administratives et logistiques d’ASF dans les pays ;
• Valider les demandes d’achat du terrain conformément à la procédure d’achat ASF ;
• Appuyer les missions dans l’élaboration des plans d’achats de celles-ci ;
• Vérifier la bonne tenue des inventaires des missions ;
• Vérifier les suivis de consommation des véhicules ;
• Vérifier la bonne tenue des différentes conventions et contrats passés dans les pays avec les fournisseurs et les partenaires.

3. Gestion sécuritaire

• Soutenir le terrain dans la bonne gestion locale de tous les aspects administratifs et logistiques ;
• S’assurer du respect des procédures administratives et logistiques d’ASF dans les pays ;
• Valider les demandes d’achat du terrain conformément à la procédure d’achat ASF ;
• Appuyer les missions dans l’élaboration des plans d’achats de celles-ci ;
• Vérifier la bonne tenue des inventaires des missions ;
• Vérifier les suivis de consommation des véhicules ;
• Vérifier la bonne tenue des différentes conventions et contrats passés dans les pays avec les fournisseurs et les partenaires.

Profil recherché

Formation

• Formation supérieure en économie/ finance/ comptabilité/ gestion (minimum Bac+5, Master)

Expériences

• Expérience professionnelle pertinente de minimum 3 ans dans une fonction similaire ;
• Expérience sur le terrain et/ou en ONG/Coopération requise ;
• Expérience d’appui avec des partenaires locaux et en gestion d'équipe (responsabilité fonctionnelle) vivement souhaitée.

Compétences

• Très bonne connaissance et pratique de la comptabilité en partie double /de logiciels comptables ;
• Excellente maîtrise du pack Office ;
• Français courant (oral et écrit), très bonne connaissance de l’anglais (oral et écrit) ;
• Réelle capacité d’écoute et bonnes qualités relationnelles ;
• Qualités analytiques et esprit de synthèse ; autonomie dans votre travail, résistance au stress
• Esprit d’initiative, sens des responsabilités, pédagogie, grande rigueur.

Conditions

Nous offrons :

• Un contrat à durée indéterminée à temps plein (38h/semaine)
• Un salaire mensuel brut entre 3100€ et 3700€ en fonction de l’expérience
• Des chèques-repas de 7€
• Une prise en charge des frais de déplacements domicile-lieu de travail
• 25 jours de congé par année
• Un poste au sein de l’organisation avec une dimension multiculturelle, des challenge intéressants et avec un espace d’initiative important au sein d’une organisation dynamique

Pour postuler

Merci d’envoyer vos CV, lettre de motivation et disponibilités à : job@asf.be, en précisant «**Gestionnaire AFL**» en objet avant le 30 septembre 2016.